契约锁电子签约存证及印章管理整体化解决方案

契约锁(www.qiyuesuo.com)为企业提供整体化的印章授权管理、电子签约和存证服务方案,实现:

为企业组织物理印章的安全管理提供便利
对所有用印的纸质文件和电子文件统一管理
加强企业组织对分支机构用印授权和电子签约管理

印章,特别是公章、财务章、合同专用章,是企业组织从事经营和管理过程中最常用的工具之一。上述印章的使用,可在一定范围内直接代表企业组织。特别是公章,在大多数情况下,公章即代表企业组织,一旦相关文件上加盖公章,就意味着组织需对文件中的条款承担履约担责。

很多企业组织由于印章管理不善可能存在安全隐患,您是否也面临如下困扰:

困扰一:印章使用繁

印章外借,到底用在哪?被谁用?
您清楚公司印章今天到底盖了什么文件吗?
老板或印章管理员一外出,重要紧急的文件就无法盖章?
一个企业组织只能有一个公章,异地下属机构只能寄送需用章文件,耗时耗力?
领导出差或者休假前,需要领导在空白介绍信、合同、协议等法律文件加盖印章?

困扰二:印章风控难

选择一位合适的印章管理员是很多企业组织的头疼事?
印章存管不当、交接不清,印章遗失、被盗被抢,却无从问责?
个别企业公司印章无台账记录,领导审批的签批单易丢失,用印记录无法追溯?
分支机构各类印章缺乏统一管理,常有违规违法用章行为,导致企业组织被动承担法律责任和经济损失?

困扰三:印章成本高

用章审批、流程跟催,占用人力资源?
纸质文件线下签署、往返寄送,能耗高?
企业组织对外(供应商合同、经销商合同、订单)或对内(劳动合同)签定大量纸质协议,归档存储成本高?
……

一、契约锁整体化印章管理方案亮点

通过契约锁(www.qiyuesuo.com)的印章管理模块,企业组织可根据人员权限对各类印章进行使用级别、维护级别、授权级别进行管理,让印章在既定的规章制度下使用更安全高效。

授权才能用章

将印章放置到安全、可靠的硬件控制仪器中,该印控仪只能在印章管理员授权以后才能启动并反转章面进行盖章;

确保每一次盖章都经过授权,避免印章盗用、冒用、人情章;所有盖过章的文件都可被摄像头拍摄并保存至系统中。

印章外带管控

融入物联网技术,借助智能硬件(印控仪)对实物印章进行授权控制。

公章或其他印章被带出企业组织以外使用时,将印章装入印控仪,印控仪在接受到授权盖章的指令以后才能启用;

并且,印控仪摄像功能可在盖章指令发出之前确认要盖章的文件内容,该印控仪还可以控制盖章次数、用章位置和保存盖好的文件图片。

异地防伪打印

方便企业组织管理分支机构的用章。

只要得到总部的授权,分支机构就可以在异地打印出具有法律效率的盖过章的文件,无需为用章而往返寄送文件,更加及时方便;

提升总部集中管理分支机构印章的能力,避免分支机构印章被滥用、盗用和冒用,保护组织的用章安全。

便捷电子签约

随着电子化的普及,电子签约已经被越来越多的企业组织认可。

通过契约锁(www.qiyuesuo.com)的电子签约功能,确保所有电子化签约的法律效力,减少寄送成本,提升效率和信息安全性。

数据存储提供公有云、私有云、混合云等方式,保障企业组织不同级别的安全需求。契约锁平台提供电子签约、数字签名、在线认证等多项服务。

随时随地用印

把所有印章都装入到手机里,当印章管理者外出时,可借助契约锁PC端、移动APP端和微信端,随时随地授权盖章。

而所有的印章使用都可以随时被监控并记录,为管理者提供印章审计凭证。

二、契约锁整体化印章管理应用场景

互联网公司的电子化签约
集团型企业用章管章规范化、电子化
企业内部的劳动合同管理全面电子化
组织与供应商的采购流程完全电子化
企业印章可以完全由领导远程授权管控
合同、标书、报价书等远程打印并具备法律效力
集团公司收归下属机构物理印章管理全,集中管理、统一授权
……

三、契约锁整体化印章管理应用对象

小型企业组织

契约锁(www.qiyuesuo.com)的印控仪帮助企业领导管好印章,管理者通过手机发送印章使用指令,还可以借助契约锁电子签约平台来与外部单位签署具有法律效率的电子合同。

中型企业组织

通过契约锁的印控仪管理企业的各类印章,通过系统进行相关印章授权;帮助企业的驻外机构快捷、规范用印。

大型集团企业

统一管理分支机构的印章,避免分支机构违规用章等风险;与组织内部管理系统,如OA系统、ERP系统、HRM系统集成使用,实现业务流程全程电子化。

政府机构

为政府机构统一管理公章提供方便和安全,各局委办可以集中管理公章、高效用章。

契约锁(www.qiyuesuo.com)通过智能硬件、软件加密和电子身份认证等多重安全防护措施,确保公章使用安全、合规、有效和便捷。

方案保留企业组织原有的印章使用习惯,注重加强权限管控,让传统物理印章管理方式和电子化签约存证完美结合,促进企业印章管理更加安全和高效。