一个印章管理员的自白:这些用章、管章套路,电子合同来防!

手握公司大小印章数十枚,身处公司印章安全管控最后一道关卡,作为公司印章管理员,我有话要说,契约锁电子合同成为风险防控好帮手……

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印章是公司对外合法经营、对内有序管理的重要工具之一。作为公司印章管理员,每天经手各类文件审批与盖章工作,随着从业经验的积累和公司印章管理需求的需要,我开始审视实体印章与纸质文件的管控过程的风控措施。

虽然,实体印章与纸质合同的管理规范在不断完善,但是印章的使用过程仍然存在漏洞:

漏洞1: 实体印章专人管理、固定存放,看似安全实则暗藏隐患:如果印章一旦被不轨人员(甚至可能就是印章管理员自己)窃取偷用甚至伪造假章,则使公司置于风险防控的被动境地;

漏洞2:实体印章外观易模仿,用印历史难追溯,印鉴真伪难识别:为了增强印章的防伪功能,企业制作印章时通常都会增加很多“小心机”作为防伪标识,但事实上,这样的真伪鉴别仍然无法仅凭肉眼精准判断;

漏洞3:印章使用过程、使用人、使用文件等信息难审计:正如上述所说到的,因为实体印章的用印过程无法追溯,特别是印章外借等情况下,印章到底用于何时何地何人,公司并不一定清楚;

漏洞4:印章还有可能出现遗失、被盗被抢的情况:印章补办流程需花费时间,会影响企业正常运营工作的开展,对于已遗失的印章还需花钱登报声明以表明该印章失效,耗时耗力代价高……

随着企业经营实践的不断总结与改善,公司内部印章审批流程与印章使用与管理规范逐渐成熟:

步骤1:内部提交印章使用审批流程,上级审批条款明细;

步骤2:文件打印由印章管理员确认,填写纸质台账明细;

步骤3:确认线上线下内容一致性后,由印章管理员盖章。

但是,在印章管理员实际授权使用印章时,盖章文件内容一致性与盖章文件审计准确性仍然存在不确定性:

漏洞1:线上审批通过的文件与打印后的文件内容一致性审核耗时耗力,很难保证不出错、不遗漏;

漏洞2:纸质台账记录容易涂改、遗漏,对日后印章与合同文件审计工作并不能提供精准有效凭证;

漏洞3:文件盖章过程中,难以保证是否将印章偷用于其他非公司授意的文件中,也容易产生隐患……

企业内容监督环境之下尚有风控弊端,更有多点生产、异地经营的集团型企业或分支机构需要使用印章的情况,面临印章使用权限不收变乱,一收变僵的窘境:

窘境1:公司总部为了把控经营监管主动权,将分支机构印章收归集中管控,业务经营灵活性与自主性在印章使用环节受阻,面临印章使用效率之痛;

窘境2:线上审批后的文件寄送到总部盖章需业务人员实时跟进以确保用章进度,印章使用耗时耗力,面临时间、精力、经济等多重成本之殇:

窘境3:对于文件寄送时效的不可控性、盖章文件内容审核的一致性以及运输途中遗失、损毁等不确定性,关系到业务合作进展的风控之难……

怎么解决这些实体印章使用与管理带来的不足?长期的经验教训告诫我们,无论是企业内部管理还是外部经营都需要与时俱进:

解决措施1:每一份合同的审批、盖章、归档都与企业的运营发展息息相关,规范内部的印章使用制度与规范,是第一步;

解决措施2:企业经营、业务拓展不断与时俱进,办公理念不断信息化、移动化,唯独印章使用与管理观念停滞不前显然不合理。

将在线化的文件审批流程与可靠的电子印章功能集成,实现合同文件审批、盖章、归档全程无纸化闭环是目前实现成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一;

解决措施3:对于部分观念还比较滞后的企业而言,完全使用电子化的印章管控方式可能不现实,借助契约锁(www.qiyuesuo.com)物理印章与实体印章一体化管控平台实现传统用章模式向电子管章模式的过渡也是有效的解决途径之一。